Memahami Tata Naskah Surat Dinas

Adi Syaiful Mukhtar
Pengkaji Bahasa dan Sastra Kantor Bahasa Maluku

Manusia tidak lepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan maupun tertulis. Informasi yang disampaikan secara lisan dan langsung jika pemberi informasi berhadapan langsung dengan penerima informasi. Tidak hanya berhadapan langsung, informasi lisan dan langsung juga dapat melalui telepon, radio, dan televisi. Informasi lisan juga dapat disampaikan secara tidak langsung misal melalui siaran ulang di radio dan televisi. Kemudian, jika pemberi informasi tidak dapat berhadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti contoh di atas, maka pemberian informasi tersebut harus secara tertulis. Komunikasi tersebut dapat dilakukan pada beberapa macam media, salah satu di antaranya adalah surat.

Hakikat surat adalah suatu karangan berupa rumusan dalam bentuk tertulis. Rumusan tersebut berisi informasi mengenai pernyataan, pemikiran, permohonan, permintaan, atau hal-hal lain yang ingin disampaikan kepada pihak penerima informasi atau penerima surat. Surat adalah karangan yang harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan. Sama halnya dengan karangan-karangan lain, isi surat dapat disusun secara deduktif maupun induktif. Dalam kesempatan ini, penulis akan membahas tata naskah surat dinas agar dapat dipahami bersama.

Surat resmi mempunyai beberapa bagian yang wajib ada. Bagian tersebut adalah kepala surat atau kop surat, tanggal, nomor, perihal, lampiran, alamat yang dituju, paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, jabatan penanda tangan, tanda tangan, nama jelas penanda tangan, NIP (bagi PNS), dan tembusan. Selain bagian tersebut, bagian yang sifatnya tidak wajib hadir adalah salam pembuka dan salam penutup. Bagian-bagian inilah yang menjadi ciri wajib surat resmi dibanding surat biasa. Namun, seluruh bagian surat yang disebutkan tadi bergantung pada tata naskah tiap instansi. Dalam kesempatan ini akan disampaikan format surat resmi secara umum.

Bagian teratas dari sebuah surat resmi adalah kepala atau lebih dikenal dengan kop surat. Dalam kop surat mencantumkan identitas instansi pengirim surat. Sama halnya dengan identitas diri seseorang, sebuah identitas selayaknya harus lengkap. Identitas instansi yang terdapat pada kepala atau kop surat terdiri atas logo, nama, alamat, nomor faksimile, dan telepon instansi. Namun, untuk identitas instansi yang bergerak di bidang usaha barang/jasa dapat mencantumkan jenis dan nomor izin usahanya. Fungsi pertama dari kop surat sendiri untuk mengetahui nama dan alamat instansi pengirim surat resmi. Hal tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan untuk menjaga eksistensi instansi di daerahnya. Tidak hanya itu, fungsi berikutnya adalah menerangjelaskan penerima surat tentang bidang pekerjaan yang menjadi wewenang instansi pengirim surat. Identitas dalam kop surat juga dapat menjadi alat promosi terutama bagi instansi yang bergerak di bidang barang/jasa.

Bagian atas dari surat resmi setelah kop adalah tanggal, nomor, perihal, dan lampiran. Tanggal yang dicantumkan pada bagian tersebut adalah tanggal penulisan dan keluarnya surat yang dibuat. Tanggal tersebut diikuti dengan bulan dan tahun. Beberapa contoh penulisan tanggal surat resmi yang diawali dengan nama kota tersebut tidak benar karena nama kota sudah dicantumkan di kop surat. Selanjutnya, nomor surat yang ditulis sesuai dengan format masing-masing instansi. Tiap instansi mempunyai komposisi nomor surat yang berbeda-beda. Namun, nomor urut surat keluar dalam satu tahun takwim dan penyebutan tahun wajib hadir pada setiap surat resmi. Fungsi dari nomor surat tersebut adalah memudahkan pengaturan saat menyimpan sehingga mudah menemukannya kembali jika diperlukan. Selain itu, hal tersebut memudahkan untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam satu tahun takwim. Bagian surat resmi berikutnya adalah lampiran. Lampiran surat resmi berisi jumlah lembaran yang dilampirkan bersama surat resmi. Lampiran tersebut merupakan data dukung untuk isi surat. Penyebutan jumlah lampiran tersebut memudahkan penerima surat untuk memeriksa jumlah lampiran yang disertakan, apakah sesuai atau hilang saat pengiriman. Namun, jika tidak ada lampiran yang disertakan, maka lampiran ini tidak perlu ditulis. Hal tersebut dikarenakan surat harus tampil secara padat, jelas, dan tidak bertele-tele, sehingga sesuatu yang tidak ada tidak perlu disampaikan dalam surat. Bagian berikutnya adalah hal atau perihal surat resmi. Perihal surat resmi ditulis setelah lampiran atau nomor surat (jika lampiran tidak ada). Perihal atau hal. dalam surat resmi berfungsi memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Perihal atau hal. dalam surat resmi merupakan judul pada surat tersebut, sehingga perihal atau hal. hanya ditulis pokok-pokok dari maksud dan tujuannya.

Bagian surat resmi berikutnya adalah alamat tujuan surat yang diawali dengan “Yth.” (Yang terhormat). Alamat tujuan tersebut tidak dicantumkan selengkap alamat tujuan yang ditulis di sampul atau amplop surat. Penulisan “Kepada” tidak perlu dicantumkan karena mengandung unsur kemubaziran. Biasanya kata yang mengikuti setelah “Yth.” adalah Bapak, Ibu, Saudara/i. Namun, hal tersebut hanya diperkenankan jika langsung menyebutkan nama orang. Jika tidak menyebutkan nama orang, maka setelah “Yth.” langsung menyebutkan jabatan. Penggunaan “Yth.” dimaksudkan untuk menghormati orang atau pihak yang dikirimi surat. Setelah itu, alamat tujuan di tulis tanpa kata depan “di” karena alamat yang ditulis tanpa kata depan pun sudah menunjukkan keberadaan instansi yang dikirimi surat dengan jelas. Setiap akhir baris tidak diperlukan tanda baca titik (kecuali singkatan). Selain itu, garis bawah, huruf tebal, dan tanda baca lain yang tidak bermanfaat jangan disertakan, agar surat tampil secara padat dan jelas.

Seringkali bagian isi surat resmi diawali dengan salam pembuka. Salam ini berguna untuk mengawali pembicaraan dalam surat secara adab. Namun, surat yang tidak diawali dengan salam pembuka juga tidak salah. Jika di awal isi surat sudah menyampaikan salam pembuka, maka isi surat pun juga harus diakhiri dengan salam penutup. Dalam isi surat resmi terdapat bagian pembuka, inti, dan penutup. Penting sekali jika dasar-dasar singkat dari isi surat disebutkan dalam bagian pembuka. Hal tersebut memudahkan pembaca surat untuk menerima informasi dari bagian inti isi surat. Tentunya bagian inti dari isi surat itu adalah penjabaran dari maksud dan tujuan surat resmi. Selanjutnya pada bagian penutup dari isi surat berisi simpulan atau ucapan terima kasih.

Bagian terakhir dari surat resmi adalah tanda tangan dan tembusan. Dalam korespondensi Indonesia yang berhak menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut. Hal tersebut dilakukan atas dasar kewenangan dan tanggung jawabnya. Jika yang menandatanganinya harus diwakilkan, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Bagian selanjutnya yang dirasa penting keberadaannya jika surat resmi tersebut perlu diketahui oleh beberapa pihak. Pihak-pihak yang perlu mengetahui surat tersebut harus ditulis di bagian tembusan.

Penjelasan di atas penting agar tidak lagi ada instansi yang beranggapan bahwa hilangnya satu bagian surat resmi tidak akan mengurangi substansi informasi yang disampaikannya. Surat resmi merupakan wajah instansi yang akan dinilai pertama oleh semua orang secara tidak langsung